home
***
CD-ROM
|
disk
|
FTP
|
other
***
search
/
Chip 2003 September
/
chip-cd_2003_09.zip
/
09
/
Dom i biuro
/
FS-Faktura 2.0
/
FS-Faktura.txt
< prev
next >
Wrap
Text File
|
2003-07-14
|
17KB
|
326 lines
FS-FAKTURA 2.0 - K O M P U T E R O W Y S Y S T E M O B S ú U G I F I R M Y
Spis tre£ci :
1.Wprowadzenie
1.1. Og≤lne informacje o programie
1.2. Zakup licencji
2.Konfiguracja parametr≤w programu
2.1. Przegl╣d funkcji zawartych w menu
2.2. Wprowadzanie danych firmy
2.3. Numery dokument≤w
2.4. Dodatkowe parametry
3.Wprowadzanie danych
3.1. Definiowanie kartotek towar≤w
3.2. Definiowanie nowych dostawc≤w/odbiorc≤w
4.Wystawianie dokument≤w sprzeda┐y
4.1. Wystawianie FAKTUR VAT / PARAGON╙W
4.2. Edycja wystawionych dokument≤w sprzeda┐y
5.Przyjmowanie towar≤w na stan magazynu
5.1. Wystawianie dokument≤w przyjΩcia (PZ)
5.2. Edycja przyjΩtych dokument≤w (PZ)
6.Wydruk raport≤w
6.1.Wydruk listy towar≤w, odbiorc≤w, dostawc≤w
7.Funkcje administracyjne
7.1.Archiwizacja
7.2.Optymalizacja
8.Wybrane funkcje u│atwiaj╣cych obs│ugΩ programu
9.Kontakt z dystrybutorem oprogramowania
1. Wprowadzenie
1.1. Og≤lne informacje o programie
Program komputerowy FS-Faktura 2.0 zosta│ opracowany z my£l╣ o wykorzystaniu w ma│ych
i £rednich plac≤wkach handlowo-produkcyjno-us│ugowych w celu wspomagania szybkiego i
sprawnego wystawiania dokument≤w sprzeda┐y (przede wszystkim FAKTUR VAT) oraz prowadzenia
stan≤w magazynowych zgromadzonych towar≤w. Program cechuje siΩ bardzo wysok╣ ergonomi╣ i
intuicyjno£ci╣ obs│ugi, co sprawia, ┐e jest wygodny i przyjazny w u┐yciu.
Minimalne wymagania sprzΩtowe zapewniaj╣ce bezproblemow╣ pracΩ programu to :
* dowolny komputer z procesorem Pentium
* 32 MB RAM
* napΩd CD-ROM lub stacja dysk≤w 3.5''
* 20 MB wolnego miejsca na dysku twardym
* karta VGA (zalecana SVGA 800x600)
* mysz
* dowolna drukarka pracuj╣ca w Windows (zalecana atramentowa lub laserowa)
Program zosta│ przetestowany i zoptymalizowany do pracy w £rodowiskach :
* Windows 95/98/Me PL
* Windows NT 4.0/2000/XP
1.2. Zakup licencji
Dostarczone oprogramowanie pracuje domy£lnie w tzw. "trybie demonstracyjnym". W trybie
tym program jest w pe│ni funkcjonalny. Jedynym ograniczeniem jest pojawianie siΩ na
wydrukach w miejscu danych firmy wystawiaj╣cej fakturΩ informacji o zakupie licencji.
Autoryzacja kopii programu polega na wprowadzeniu na formularzu autoryzacyjnym,
(kt≤ry jest uruchamiany automatycznie przy starcie programu lub dostΩpny w menu
"Administracja/Autoryzacja") numeru: NIP firmy na kt≤r╣ wykupiono licencjΩ, oraz
uzyskanych po zakupie licencji od producenta oprogramowania: NUMERU SERYJNEGO PROGRAMU
(SN) i odpowiedniego KODU AUTORYZACYJNEGO. Po poprawnym podaniu wszystkich parametr≤w
program prze│╣cza siΩ w tryb pe│ny i pracuje z NIP-em firmy na kt≤r╣ wykupiono autoryzacjΩ.
Po wykonaniu autoryzacji zamiana numeru NIP nie bΩdzie mo┐liwa. Szczeg≤│owe informacje na
temat autoryzacji mo┐na uzyskaµ u lokalnych dealer≤w lub bezpo£rednio u producenta.
2. Konfiguracja programu
2.1. Przegl╣d menu
Menu programu sk│ada siΩ z nastΩpuj╣cych opcji :
- SPRZEDA»
- FAKTUROWANIE
- DOKUMENTY SPRZEDA»Y
- MAGAZYN
- PRZYJ╩CIE TOWARU (PZ)
- DOKUMENTY PRZYJ╩CIA TOWARU (PZ)
- KARTOTEKI
- TOWARY
- DOSTAWCY
- ODBIORCY
- GRUPY
- RAPORTY
- ZESTAWIENIE TOWAR╙W
- ZESTAWIENIE ODBIORC╙W
- ZESTAWIENIE DOSTAWC╙W
- KONFIGURACJA
- FIRMA
- DOKUMENTY
- PARAMETRY
- ADMINISTRACJA
- AUTORYZACJA
- ARCHIWIZACJA
- OPTYMALIZACJA
- FUNKCJE SERWISOWE
- O PROGRAMIE
- INFORMACJA
2.2. Dane firmy
Po wykonaniu autoryzacji nale┐y wywo│aµ z menu g│≤wnego programu opcjΩ Konfiguracja/Firma
i w odpowiednich polach wprowadziµ dane firmy u┐ytkuj╣cej program dla kt≤rej wykonano
autoryzacjΩ. S╣ na to przeznaczone cztery linijki. Powinna byµ w nich umieszczona pe│na nazwa
oraz adres firmy w takiej postaci jak maj╣ byµ drukowane na fakturze. W wersji demonstracyjnej
program r≤wnie┐ zezwala na wpisanie tych danych jednak przy drukowaniu i podgl╣dzie dokumentu
nie s╣ one brane pod uwagΩ.
2.3. Numery dokument≤w
W menu Konfiguracja/Dokumenty dostΩpne s╣ zak│adki zawieraj╣ce parametry konfiguracji dokument≤w
FAKTURA VAT, PARAGON oraz PRZYJ╩CIE TOWARU (PZ). W odpowiednich polach mo┐na wpisaµ analogicznie
dla ka┐dego dokumentu jego kolejny numer (pole to musi byµ cyfr╣ lub liczb╣) lub zmieniµ
ustawione domy£lnie warto£ci prefixu (przedrostka) i suffixu (przyrostka) pe│nego numeru danego
dokumentu. Domy£lnie program przyjmuje nastΩpuj╣ce formaty numer≤w : dla faktury VAT jest to
np.: "FAKTURA VAT Nr: FA/1/2003" gdzie definiowalnym prefixem jest napis "FA/" natomiast
suffixem "/2003", natomiast dla dokumentu PRZYJ╩CIE TOWARU jest "PRZYJ╩CIE TOWARU PZ Nr:
PZ/1/2003" i tutaj analogicznie prefixem jest "PZ/" a suffixem "/2003". Ze wzglΩdu na to,
┐e wystawiane dokumenty (szczeg≤lnie Faktury VAT) musz╣ w danej firmie byµ sp≤jne w obrΩbie
jednego roku istnieje mo┐liwo£µ aby w programie ca│kowicie wy│╣czyµ prefix i suffix faktur
je£li rozpoczΩto u┐ywanie programu w £rodku roku i wcze£niejsze dokumenty mia│y numeracjΩ nie
zawieraj╣c╣ tych element≤w numeru.
Dla ka┐dego z dokument≤w nale┐y okre£liµ r≤wnie┐ ilo£µ kopii w kt≤rych bΩdzie on drukowany,
oraz zdefiniowaµ dopiski na dokumentach. Je┐eli wybierzemy ilo£µ kopii 1 (drukarki ig│owe)
to jako dopisek zostanie ustawiony napis "ORYGINAú/KOPIA", natomiast je┐eli ilo£µ kopii zostanie
ustawiona na 2 (drukarki atramentowe, laserowe) to na pierwszym dokumencie bΩdzie drukowany
dopisek "ORYGINAú", natomiast na drugim "KOPIA".
2.4. Dodatkowe parametry
Dodatkowe parametry konfiguracyjne mo┐na ustawiµ w menu Konfiguracja /Parametry.
Mo┐na tutaj zdefiniowaµ nastΩpny numer kodu towaru (musi byµ cyfr╣ lub liczb╣), nastΩpnie
wpisaµ domy£lne imiΩ i nazwisko osoby wystawiaj╣cej fakturΩ (bΩdzie pojawiaµ siΩ na wydrukach)
oraz wybraµ opcjΩ przypominaj╣c╣ o archiwizacji danych przy uruchomieniu programu. Kolejnym
mo┐liwym do ustawienia jest parametr decyduj╣cy o tzw. dopisku na ko±cu faktury. Mo┐na tam
wpisaµ dowoln╣ tre£µ o charakterze informacyjno-reklamowym typu : "DZI╩KUJEMY ZAPRASZAMY".
3. Wprowadzanie danych
3.1. Definiowanie kartotek towar≤w
W celu zdefiniowania nowych towar≤w w bazie danych nale┐y uruchomiµ opcjΩ Kartoteki/Towary.
Zostanie wy£wietlona lista dotychczas zdefiniowanych towar≤w. W celu dodania nowej pozycji
nale┐y wybraµ klawisz "Nowy". Spowoduje to wy£wietlenie siΩ formularza umo┐liwiaj╣cego
zdefiniowanie parametr≤w okre£laj╣cych dany towar, tj: nazwy, kodu, stawki VAT, cen sprzeda┐y:
netto, brutto, grupy, jednostki, uwag. Po wpisaniu wszystkich danych nale┐y wybraµ klawisz
"ZATWIERDÅ" kt≤ry spowoduje zapis wpisanych danych i pokazanie siΩ nowego towaru na li£cie.
Je┐eli podczas wprowadzania kartoteki towarowej jaki£ parametr zostanie b│Ωdnie ustawiony,
nale┐y zaznaczyµ na li£cie tΩ pozycjΩ i wybraµ klawisz "POPRAW" aby m≤c ponownie edytowaµ
dane towaru. Analogicznie nale┐y post╣piµ w przypadku konieczno£ci usuniΩcia niepotrzebnej
kartoteki towarowej. Po wskazaniu niepotrzebnej kartoteki nale┐y wybraµ klawisz "USU╤".
3.2. Definiowanie nowych dostawc≤w, odbiorc≤w
W bazie danych mo┐na zdefiniowaµ listΩ kontrahent≤w zar≤wno na etapie uzupe│niania towar≤w
jak i dopiero w trakcie wystawiania faktury. Wybieramy opcjΩ Kartoteki/Dostawcy lub
Kartoteki/Odbiorcy i postΩpujemy analogicznie jak przy dopisywaniu towar≤w. Z listy
kontrahent≤w wybieramy odpowiedni klawisz "NOWY", "POPRAW", "USU╤" i wprowadzamy wymagane
dane kontrahenta, tj: nazwΩ firmy, dane adresowe, numer NIP , nazwisko osoby uprawnionej
do odbioru faktury lub w tym miejscu o£wiadczenie VAT itp.
4. Wystawianie dokument≤w sprzeda┐y
4.1. Wystawianie FAKTUR VAT/ PARAGON╙W
Jedn╣ z podstawowych funkcji programu jest mo┐liwo£µ wystawiania dokument≤w sprzeda┐y
(FAKTURY VAT, PARAGONY). W tym celu wybieramy opcjΩ Sprzeda┐/Fakturowanie. Zostanie otwarte
nowe puste okno (Sprzeda┐), aby sprzedaµ towar musimy wej£µ na listΩ towar≤w i us│ug i wybraµ
┐╣dan╣ pozycjΩ. Mo┐na tego dokonaµ wybieraj╣c dostΩpny w edytorze sprzeda┐y klawisz "DODAJ"
lub poprzez naci£niΩcie klawisza "ENTER" kiedy kursor jest umieszczony na ciemnej pustej
linii na li£cie edytora). Aby │atwiej odnaleƒµ ┐╣dany towar mo┐na wpisaµ pierwsz╣ literΩ
szukanej nazwy, wtedy kursor ustawi siΩ na li£cie w miejscu gdzie towary zaczynaj╣ siΩ od
tej litery. Istnieje mo┐liwo£µ posortowania listy towar≤w zar≤wno po nazwie (alfabetycznie),
jak r≤wnie┐ po kodzie, za pomoc╣ klawisza spacja. Kolejne jego naci£niΩcia bΩd╣ na zmianΩ
sortowaµ listΩ po kodzie i nazwie. Je┐eli szukany towar zostanie odnaleziony naciskamy klawisz
"ENTER". Wtedy zostanie otwarte kolejne ma│e okienko (Sprzeda┐ towaru) w kt≤rym wy£wietlone
zostan╣ dane wybranej pozycji. Nale┐y wpisaµ ile sztuk danego towaru chcemy sprzedaµ
(ewentualnie zmieniµ cenΩ) i po zamkniΩciu okna dana pozycja zostanie dodana do listy edytora
sprzeda┐y. W celu dodania kolejnych towar≤w nale┐y ponownie wej£µ na listΩ towar≤w i powt≤rzyµ
czynno£µ dla nastΩpnych pozycji. Je┐eli chcemy poprawiµ wybran╣ pozycjΩ musimy ustawiµ na niej
kursor (ciemna linia) i nacisn╣µ klawisz "ENTER". BΩdzie wtedy mo┐liwa ponowna edycja ilo£ci i
ceny danego towaru. Je┐eli zachodzi potrzeba ca│kowitego wykasowania danej pozycji po jej
zaznaczeniu naciskamy klawisz "DELETE" co spowoduje z kolei jej wycofanie z edytora. Po
wybraniu wszystkich pozycji nale┐y przyst╣piµ do zako±czenia sprzeda┐y. W tym celu wybieramy
odpowiedni klawisz tzn. "FAKTURA" lub "PARAGON". Kolejn╣ czynno£ci╣, jak╣ nale┐y wykonaµ w
nowym oknie jest wyb≤r firmy lub osoby odbieraj╣cej dany dokument. Je┐eli jest to FAKTURA VAT
musimy znaµ kompletne dane firmy lub osoby, na kt≤r╣ dany dokument bΩdzie wystawiony. Je┐eli
dany kontrahent ju┐ wcze£niej dokonywa│ zakup≤w i znajduje siΩ w bazie odbiorc≤w, nie ma
konieczno£ci ponownego wpisywania jego danych. Mo┐na go odnaleƒµ po numerze NIP. W tym celu
wpisujemy jego numer w polu "Szukaj po NIP" i naciskamy ENTER. Je┐eli odbiorca zosta│
znaleziony w odpowiednich polach zostan╣ wy£wietlone jego dane. W przypadku gdy nie znamy
NIP-u lub odbiorca nie by│ wcze£niej zapisany nale┐y wybraµ klawisz "KARTOTEKA" i po
wy£wietleniu listy odbiorc≤w odnaleƒµ lub dopisaµ now╣ firmΩ. Kolejnym etapem jest ustawienie
formy p│atno£ci dla danego dokumentu. W tym celu wybieramy z listy ┐╣dan╣ formΩ p│atno£ci i
ewentualnie je┐eli jest to jedna z form p│atno£ci kredytowych (tzn. przelew, got≤wka w
terminie, kredyt bankowy itp.) nale┐y dodatkowo uzupe│niµ pola zawieraj╣ce dodatkowe
potrzebne informacje, takie jak : termin realizacji p│atno£ci, warto£µ wp│aconej kwoty.
W kolejnych polach mo┐na uzupe│niµ dane osoby: odbieraj╣cej i wystawiaj╣cej fakturΩ
(je┐eli dane te zosta│y wcze£niej w programie ustawione - odbieraj╣cego na kartotece firmy,
wystawiaj╣cego w menu Konfiguracja/Parametry zostan╣ one automatycznie wpisane). Zawsze jednak
istnieje mo┐liwo£µ ich zmiany lub ca│kowitego wykasowania i pozostawienia pustego pola.
Ca│o£µ nale┐y zaakceptowaµ klawiszem "ZATWIERDÅ". W tym momencie zostanie wy£wietlone okno
na kt≤rym bΩdzie mo┐liwo£µ wybrania klawisza "PODGLÑD" co umo┐liwi wy£wietlenie dokumentu w
takiej formie, w jakiej zostanie wys│any do druku lub bezpo£rednio klawisza "DRUKUJ", kt≤rego
wybranie spowoduje wydrukowanie wystawionego dokumentu na drukarce.
4.2. Edycja wystawionych dokument≤w sprzeda┐y
ListΩ wszystkich wystawionych dokument≤w mo┐na zobaczyµ wybieraj╣c opcjΩ Sprzeda┐/Dokumenty
sprzeda┐y. Ka┐dy z dokument≤w znajduj╣cych siΩ na li£cie mo┐na dowolnie poprawiµ (klawisz
"POPRAW"), podgl╣dn╣µ w takiej formie jak na wydruku (klawisz "POGDLÑD"), usun╣µ z listy
(klawisz "USU╤") lub wydrukowaµ (klawisz "DRUKUJ"). Ponadto przy znacznej liczbie dokument≤w
pomocny mo┐e okazaµ siΩ klawisz "FILTR" umo┐liwiaj╣cy przefiltrowanie dokument≤w wg daty i
odbiorcy.
5. Przyjmowanie towar≤w na stan
5.1. Wystawianie dokument≤w przyjΩcia (PZ)
Program FS-Faktura 2.0 umo┐liwia prowadzenie magazynu. W celu monitorowania ilo£ci towar≤w
na stanie nale┐y rejestrowaµ dokumenty zakupu towar≤w. Po wybraniu opcji Magazyn/PrzyjΩcie
towaru zostanie wy£wietlony edytor analogiczny do edytora sprzeda┐y. W podobny spos≤b wybieramy
z listy towary, kt≤re chcemy przyj╣µ na stan, okre£laj╣c ilo£µ, cenΩ zakupu netto, narzut.
Po zako±czeniu tak przygotowanego dokumentu, nale┐y okre£liµ kontrahenta, od kt≤rego zakupiono
dany towar i datΩ przyjΩcia. Zatwierdzony w ten spos≤b dokument spowoduje dodanie przyjΩtych
towar≤w na stan magazynowy.
5.2. Edycja przyjΩtych dokument≤w (PZ)
Wybieraj╣c z menu opcjΩ Magazyn/Dokumenty przyjΩcia (PZ) wy£wietlona zostanie lista przyjΩtych
dokument≤w. Ka┐dy z wy£wietlonych dokument≤w mo┐na edytowaµ dok│adnie tak jak dokumenty sprzeda┐y
czyli poprawiaµ, wy£wietliµ podgl╣d wydruku, usun╣µ i przefiltrowaµ.
6. Wydruk raport≤w
6.1. Wydruk listy towar≤w, odbiorc≤w, dostawc≤w
Wybieraj╣c z menu opcjΩ Raporty mo┐na wydrukowaµ zestawienia zdefiniowanych kartotek towarowych
Raporty/Towary jak r≤wnie┐ wszystkich zdefiniowanych kontrahent≤w opcja Raporty/Dostawcy
i Raporty/Odbiorcy.
7. Funkcje administracyjne
7.1. Archiwizacja
W menu Administracja/Archiwizacja dostΩpna jest funkcja archiwizacji danych programu.
Ma ona na celu skopiowanie danych do osobnego katalogu lub na inny no£nik, np. dyskietkΩ,
tak aby w przypadku awarii mo┐na by│o odzyskaµ utracone dane. Po uruchomieniu tej opcji nale┐y
wskazaµ dysk na kt≤ry ma byµ wykonana archiwizacja i nacisn╣µ klawisz "ARCHIWIZUJ". Opr≤cz tego
istnieje mo┐liwo£µ wykonywania przez program automatycznej archiwizacji, tzw. autoarchiwizacji.
Jest ona wykonywana zawsze przy uruchomieniu programu je£li w│╣czono t╣ opcjΩ w menu
Konfiguracja/Parametry. Autoarchiwizacja zawsze kopiuje dane do katalogu "C:\FS-Faktura2.0\
Autoarch" lub po wybraniu odpowiedniej opcji w menu Konfiguracja/Parametry tworzy ka┐dorazowo
nowy katalog, kt≤rego nazwa budowana jest na podstawie daty i aktualnej godziny archiwizacji.
7.2. Optymalizacja
W celu zapewnienia szybkiego i sprawnego operowania danymi wskazane jest aby co jaki£ czas
uruchomiµ funkcjΩ znajduj╣c╣ siΩ w menu Administracja/Optymalizacja. Funkcja ta ma za zadanie
uporz╣dkowanie zgromadzonych rekord≤w danych tak, aby program mia│ do nich szybki i
bezproblemowych dostΩp.
8. Zbi≤r wybranych funkcji u│atwiaj╣cych obs│ugΩ programu
* Klawisz "SPACJA" na li£cie towar≤w prze│╣cza cyklicznie sortowanie po nazwie i kodzie, a na
listach odbiorc≤w i dostawc≤w po nazwie i NIP-ie.
* Wystawiaj╣c dokument sprzeda┐y w polu "Szukaj po NIP" mo┐na wpisaµ szukany numer w dowolnej
konwencji np. : 868-000-00-00 lub 8680000000 i zostanie on odnaleziony bez wzglΩdu na to jak
zosta│ zapisany w kartotece kontrahenta.
* We wszystkich dostΩpnych polach gdzie wpisuje siΩ cenΩ wystarczy ustaliµ tylko jedn╣ warto£µ
(netto lub brutto) program automatycznie przeliczy brakuj╣ce warto£ci wg stawki VAT ustawionej
na kartotece danego towaru.
* Szybsze operowanie programem mo┐na uzyskaµ korzystaj╣c z klawiatury (wyboru ┐╣danej opcji
dokonujemy naciskaj╣c lewy "ALT" oraz literΩ kt≤ra jest podkre£lona w nazwie opcji, kt≤r╣
chcemy uruchomiµ.
* Z edytora sprzeda┐y (Sprzeda┐/Fakturowanie) mo┐na uzyskaµ szybkie wej£cie na listΩ towar≤w
naciskaj╣c klawisz "ENTER" gdy (Focus - czyli zaznaczenie) jest ustawione na ciemnej linii
znajduj╣cej siΩ zawsze na ko±cu na li£cie edytora sprzeda┐y
* Je£li w opisywanym w powy┐szym punkcie edytorze s╣ wybrane towary do sprzeda┐y mo┐na │atwo
zmieniµ ich ilo£µ lub cenΩ sprzeda┐y ustawiaj╣c zaznaczenie (ciemna linia) na danej pozycji
i naciskaj╣c "ENTER", lub usun╣µ z edytowanego dokumentu naciskaj╣c klawisz "DELETE".
* Korzystaj╣c z klawisza SZUKAJ dostΩpnego na li£cie towar≤w i kontrahent≤w mo┐na │atwo odnaleƒµ
w bazie szukany element wpisuj╣c zar≤wno pocz╣tkowe litery jego nazwy jak r≤wnie┐ ci╣g liter
wystΩpujΩcy w £rodku lub na ko±cu szukanej frazy.
9. Kontakt z dystrybutorem oprogramowania
Bli┐sze informacje na temat u┐ywania programu, zakupu licencji i pomoc merytoryczn╣ i
techniczn╣ zwi╣zan╣ z obs│ug╣ programu mo┐na uzyskaµ u lokalnych dealer≤w lub bezpo£rednio u
producenta oprogramowania.
Dane do kontaktu :
U.T.I.E. "TRANSLATOR" Bochnia
tel.604/480-886
e-mail : flysoft@wp.pl
http://www.flysoftware.republika.pl
________________________________
(c) 2002-2003 FlySoft Bochnia